Gestão de Tempo: Dicas, Técnicas e Softwares para Melhorar seu Dia-a-Dia

Não importa o que coaches motivacionais falem para você: a gestão de tempo eficiente é muito mais difícil de se alcançar do que parece. Ainda mais quando vivemos numa época em que temos tantas tarefas para executar, tantas metas e objetivos, tantas responsabilidades e distrações.

Tudo fica ainda mais difícil nesses tempos pós-pandemia de COVID-19, nos quais várias ocupações abandonaram os escritórios e parte dos profissionais precisou, muitas vezes sem o suporte adequado, encontrar um jeito de trabalhar de casa. Afinal de contas, equilibrar o trabalho com outros aspectos igualmente importantes da sua vida (família, amigos, lazer, hobbies e outros) fica cada vez mais desafiador quando os limites entre eles tornam-se cada vez mais borrados.

Pensando nisso, este artigo traz oito dicas para melhorar a sua gestão do tempo. São estratégias que podem tornar sua vida bem mais gerenciável, melhorar seu fluxo de trabalho, dar uma forcinha para a sua saúde mental e permitir que você tenha maior produtividade e alcance seus objetivos – pessoais ou profissionais. Também vamos conferir técnicas de gerenciamento do tempo e alguns softwares que podem te ajudar nesse processo. Vamos lá?

Por Que o Gerenciamento Eficiente é Importante?

O gerenciamento do tempo no trabalho é importantíssimo para melhorar a qualidade de vida dos profissionais. Ao ter controle sobre o tempo gasto em suas atividades profissionais, é possível reduzir o estresse e a sensação de sobrecarga, aumentando o tempo disponível para outras áreas da vida, como família, hobbies e descanso.

Ao estabelecer limites claros e prioridades, é possível criar um equilíbrio saudável entre o trabalho e a vida pessoal, o que contribui para uma sensação de satisfação e bem-estar geral. Além disso, um plano de ação estruturado ajuda a evitar a procrastinação, a lidar com interrupções inesperadas de forma mais eficaz e a garantir que as metas sejam alcançadas dentro dos prazos estabelecidos.

O processo também envolve a priorização daquelas tarefas que são mais importantes e a alocação de um tempo para realizá-las. Outro detalhe essencial é garantir que todos os projetos serão entregues no prazo, o que pode resultar numa mudança nas suas prioridades. Por fim, uma rotina mais organizada permite calcular sua hora de trabalho de maneira mais embasada.

As chances de você acabar se surpreendendo com prazos apertados também diminuem drasticamente. Há ainda o benefício de executar mais tarefas em menos tempo, aumentando sua produtividade.

Tudo isso resulta numa melhora da sua reputação profissional, já que seus colegas e superiores provavelmente vão notar seus esforços. Para completar, você ainda pode dedicar mais tempo ao que realmente importa para você.

Como Administrar o Tempo no Trabalho?

Como já falamos anteriormente, uma boa gestão de tempo começa com auto-conhecimento. Você precisa saber bem quais são as suas armadilhas – afinal, conhecer o seu inimigo é a melhor maneira de combatê-lo. Também é necessário saber o que é mais importante para você ou para seus colegas de trabalho.

Depois disso, você deve compreender que gerenciamento de tempo tem a ver com organização. Portanto, organize suas tarefas e a duração de cada uma delas – isso numa base diária, semanal e até mensal. Adapte a sua agenda conforme novas prioridades forem surgindo e aloque o tempo necessário para completar esses trabalhos.

Esse é o espírito que guia todas as dicas que trazemos neste artigo, e que você pode conferir a seguir.

1. Planeje-se

Faça uma agenda para o seu dia com antecedência, colocando as tarefas mais importantes em destaque e alocando a quantidade de tempo necessária para cada projeto. Lembre-se de focar em uma atividade de cada vez, só iniciando a próxima quando tiver terminado a anterior.

Fique de olho no prazo que você estipulou para aquela tarefa específica e tente evitar ao máximo estourá-lo. Se puder, faça um checklist onde você pode marcar que aquele trabalho foi concluído, o que gera uma maior sensação de satisfação.

De modo geral, o mais importante é manter o pé no chão e só planejar o que você pode cumprir no tempo que você pode cumprir. De nada adianta agendar um dia cheio se for impossível de finalizar todos os projetos: você só irá acabar se frustrando.

Mais adiante, neste mesmo artigo, daremos uma olhada em algumas técnicas de gestão de tempo e em alguns softwares que podem te ajudar no seu planejamento. Fique de olho!

2. Defina Metas

As metas são importantes para se ter um direcionamento e um objetivo para o fim da sua jornada – no caso, o seu dia de trabalho. Se você faz parte de uma equipe, é provável que o seu superior já tenha definido metas para você.

Agora, se você está num cargo de chefia ou trabalha como freelancer, é importante definir bem seus objetivos para determinado dia, semana ou trimestre. Metas claras são importantes para manter o foco e não perder de vista o verdadeiro objetivo final daquela atividade.

3. Estabeleça Prazos de Maneira Consciente

Ter prazos é fundamental para saber quando colocar um ponto final no seu projeto para que ele finalmente seja entregue. Dependendo de como é o seu trabalho, é possível que sempre vá haver algo que pode ser melhorado ou modificado – especialmente se for uma atividade mais criativa.

Portanto, é muito importante saber a hora de parar e dar um basta naquela atividade para que ela seja entregue. Para isso, você precisa se conhecer bem e saber bastante do seu trabalho. Só assim é possível saber quanto tempo é preciso dedicar para conseguir entregar um projeto dentro do prazo.

4. Delimite Suas Prioridades

Parece algo básico, mas que, na prática, muita gente acaba esquecendo. Faça as tarefas mais importantes primeiro. Acima disso, dê prioridade maior ao que é mais urgente. Geralmente, o projeto que possui um prazo mais próximo é aquele no qual você deve trabalhar.

Afinal, tarefas não importantes podem acabar consumindo até mais tempo do que aquelas que não realmente importantes. Por isso, faça primeiro aquelas que são mais relevantes para você ou a sua empresa – especialmente se o deadline delas acaba naquele dia.

5. Faça Intervalos

É inevitável que, em algum momento, você irá atingir bloqueios. Estudos apontam que o limiar de atenção de um adulto ocidental dura entre 10 e 20 minutos.

Isso significa que, inevitavelmente, você terá que fazer várias pausas durante a sua jornada de trabalho de 6 horas ou 8 horas. Recomendamos que você pare pelo menos 10 minutos a cada 1 hora trabalhada para recuperar o seu fôlego, se alongar e retomar a concentração.

Vale lembrar que a incorporação de pausas regulares ao longo do dia de trabalho é essencial para manter a produtividade e evitar a exaustão mental. Ficar sentado por longos períodos, sem fazer intervalos adequados, pode levar à fadiga, diminuição da concentração e redução da eficiência.

6. Evite Distrações (Dentro do Possível)

Você já deve ter percebido que foco é um tema recorrente aqui neste artigo. Afinal, a falta dele é um dos principais inimigos da boa gestão de tempo.

Por isso, nossa sexta dica é para que você evite ao máximo se distrair das suas tarefas no tempo que reservou para realizá-las. Isso significa achar estratégias para evitar ficar checando redes sociais, mensagens no WhatsApp, anúncios ou suas contas de e-mail o tempo todo.

Reserve períodos de tempo específicos no seu dia para essas interações e evite fazer mil coisas ao mesmo tempo. Isso certamente irá aumentar sua produtividade.

7. Cuide do Seu Corpo e Mente

A prática de auto cuidado e a gestão do bem-estar desempenham um papel crucial na manutenção da produtividade, da saúde mental e do equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Para além das pausas regulares, sobre as quais tratamos acima, é importante incorporar atividades de relaxamento ao longo do dia para manter a saúde mental e a sensação de bem-estar. Existem várias práticas que podem ser realizadas para aliviar o estresse e promover o relaxamento, como a meditação, a respiração consciente, o alongamento, a leitura ou ouvir músicas relaxantes.

Também é crucial manter uma rotina de exercícios físicos, especialmente durante o trabalho em home office. A atividade física ajuda a melhorar a circulação sanguínea, aumentar os níveis de energia, reduzir o estresse e melhorar o humor.

Encontre uma atividade física que seja do seu agrado e faça dela parte da sua rotina diária. Pode ser uma caminhada ao ar livre, uma sessão de exercícios em casa, uma aula online ou qualquer outra forma de movimento que seja acessível e adequada ao seu estilo de vida.

8. Organize seu Espaço de Trabalho

Se você trabalha em home office, um espaço de trabalho organizado e adequado desempenha um papel fundamental na sua produtividade e bem-estar durante o trabalho em home office. É essencial criar um ambiente que promova a concentração e minimize distrações.

Certifique-se de ter uma área bem iluminada, livre de bagunça e com uma cadeira confortável e ergonômica. Mantenha os itens essenciais ao alcance, como materiais de escritório e dispositivos eletrônicos. Além disso, evite ruídos e interrupções desnecessárias, buscando formas de isolamento acústico, uso de fones de ouvido ou a adoção de aplicativos que gerem sons ambientes tranquilos para auxiliar na concentração.

Além disso, é importante estabelecer uma separação física clara entre as áreas de trabalho e lazer dentro de casa. Se possível, dedique um espaço exclusivo para o trabalho, como um escritório ou um canto tranquilo. Ao delimitar um local específico para as atividades profissionais, você cria uma associação mental entre esse espaço e o foco nas tarefas.

Por fim, procure estabelecer uma rotina de iniciar e encerrar o trabalho, saindo do espaço de trabalho designado ao final do expediente, para ajudar a manter um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e profissional.

Softwares para Gestão de Tempo

Se o mundo hiperconectado embaçou as barreiras entre trabalho e vida pessoal, ao menos podemos tirar proveito dele para tentar organizar melhor nossas rotinas e atividades: existem diversas ferramentas e softwares disponíveis para auxiliar na gestão de tempo e aumentar a produtividade e o bem-estar.

Nesta seção, exploraremos alguns softwares populares que podem ser utilizados para melhorar a organização e o gerenciamento do tempo no trabalho.

Trello

• Preço: gratuito com recursos limitados; planos premium a partir de US$ 5 mensais por usuário
• Diferenciais: diversos modos de visualização, centenas de integrações com serviços de terceiros
• Ideal para: usuários que buscam uma solução completa de gerenciamento de tarefas individual ou em equipe.

O Trello é um software de gestão de projetos baseado em quadros virtuais. Ele é baseado no paradigma de Kanban, que permite visualizar suas tarefas em diferentes estágios de conclusão. No Trello, você pode criar quadros para cada projeto ou atividade, e dentro desses quadros, adicionar listas e cartões individuais para cada tarefa. Os cartões podem ser movidos entre as listas à medida que as tarefas são concluídas ou passam para a próxima etapa.

O Trello oferece ainda recursos colaborativos, permitindo que você compartilhe quadros e cartões com colegas de equipe, atribua prazos, adicione comentários e anexos, além de receber notificações sobre atualizações. Com essa ferramenta, é possível ter uma visão clara do progresso das tarefas, definir prioridades e acompanhar o trabalho de forma eficiente.

Toggl

• Preço: gratuito com recursos limitados; planos premium a partir de US$ 9 mensais por usuário
• Diferenciais: rastreamento de tempo simples e intuitivo, relatórios detalhados, integrações com outras ferramentas
• Ideal para: usuários que desejam acompanhar e analisar o tempo gasto em diferentes atividades e projetos.

O Toggl é um software de rastreamento que permite monitorar o tempo dedicado a diversas tarefas e projetos. Com uma interface simples e intuitiva, ele oferece a capacidade de iniciar e interromper um cronômetro para registrar o tempo dedicado a cada atividade. Ele também permite a categorização por projeto, cliente ou tags, facilitando a análise e o relatório do tempo gasto.

Além do rastreamento do tempo, o Toggl oferece recursos para a criação de relatórios detalhados, integrações com outras ferramentas populares e a sincronização de dados entre dispositivos. Ao utilizar o Toggl, os usuários podem ter uma visão precisa de como estão gastando seu tempo, identificar áreas de melhoria e tomar decisões informadas para melhorar a eficiência.

Todoist

• Preço: gratuito com recursos limitados; planos premium a partir de US$ 4 mensais
• Diferenciais: interface intuitiva, recursos de colaboração, integrações com várias plataformas
• Ideal para: usuários que procuram uma ferramenta abrangente para gerenciar suas tarefas de forma individual ou colaborativa.

O Todoist é um software de gerenciamento de tarefas e listas de afazeres. Ele permite criar listas de tarefas e organizá-las em projetos, definir datas de vencimento, adicionar prioridades e criar lembretes. O Todoist também oferece recursos de colaboração, permitindo compartilhar tarefas e projetos com colegas de equipe e atribuir responsabilidades.

Uma das características distintivas do Todoist é sua interface intuitiva, que facilita o gerenciamento e o acompanhamento das tarefas diárias. Ele também oferece integrações com outras ferramentas, como calendários e softwares de e-mail, permitindo uma experiência de gerenciamento de tarefas mais integrada e eficiente.

Notion

• Preço: gratuito com recursos limitados; planos premium a partir de US$ 8 mensais
• Diferenciais: flexibilidade e personalização, criação de bancos de dados, recursos de inteligência artificial
• Ideal para: usuários que desejam uma ferramenta versátil para gerenciamento de informações, notas e projetos.

O Notion é um software de produtividade e gestão de informações que oferece uma ampla gama de recursos. Ele permite criar bancos de dados, tabelas, calendários, listas de afazeres e muito mais, tudo em um único lugar. Com o Notion, você pode organizar e visualizar as informações de forma personalizada utilizando uma estrutura de blocos.

O Notion oferece recursos de colaboração em tempo real, sincronização em todos os dispositivos e a capacidade de personalizar o layout e a aparência das páginas. É uma solução flexível e altamente personalizável, que pode ser adaptada às necessidades individuais ou de equipes.

Pomofocus

• Preço: gratuito
• Diferenciais: foco no método Pomdoro, disponível em qualquer navegador
• Ideal para: usuários que desejam implementar a técnica Pomodoro para melhorar o foco e a produtividade.

Ao contrário dos outros itens desta lista, o Pomofocus é um simples site pensado para ajudar os usuários a implementar a técnica Pomodoro (mais sobre ela abaixo) e melhorar sua produtividade. Com uma interface simples e intuitiva, a página oferece um temporizador Pomodoro fácil de usar, juntamente com recursos adicionais para aprimorar a concentração e o gerenciamento do tempo.

Por lá, você pode selecionar as opções Pomodoro (25 minutos, para realizar a tarefa da vez), Short Break (pausa curta, de 5 minutos) e Long Break (pausa longa, de 15 minutos). Também é possível fazer uma lista das suas tarefas pendentes, salvar templates com listas de tarefas que você usa recorrentemente e até mesmo importar dados do Todoist. Tudo isso é completamente gratuito e disponível a qualquer momento no seu navegador.

Técnicas de Gerenciamento de Tempo

Técnicas eficazes de gestão de tempo podem ajudar os profissionais a aumentar a produtividade, focar nas tarefas mais importantes e aproveitar melhor o seu tempo. Nos parágrafos abaixo, apresentaremos três técnicas populares de gestão de tempo utilizadas por profissionais ao redor do mundo.

Pomodoro

O Pomodoro é uma técnica simples e eficaz que visa melhorar a concentração e a produtividade por meio da divisão do tempo em blocos. O método recebeu esse nome por ter sido desenvolvido por Francesco Cirillo, que usou um timer de cozinha em formato de tomate (pomodoro, em italiano) para controlar os intervalos de tempo.

A técnica funciona da seguinte maneira:

1. Escolha uma tarefa para ser realizada.
2. Defina um cronômetro para 25 minutos, chamado de “pomodoro”.
3. Trabalhe na tarefa escolhida sem interrupções até que o cronômetro toque.
4. Faça uma pausa curta, de cerca de 5 minutos, para descansar.
5. A cada quatro “pomodoros” concluídos, faça uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos.

A técnica Pomodoro ajuda a manter o foco e evita a exaustão mental por meio das pausas regulares. Além disso, a técnica incentiva a divisão das tarefas em partes menores e mais gerenciáveis, o que pode tornar as metas mais alcançáveis e reduzir a sensação de sobrecarga.

Matriz de Eisenhower

A técnica da matriz de Eisenhower é uma ferramenta de priorização que ajuda os profissionais a distinguir entre tarefas urgentes e importantes. Essa técnica foi popularizada pelo ex-presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, conhecido por sua habilidade em tomar decisões eficientes.

A matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes, baseados na importância e na urgência das tarefas:

1. Tarefas Importantes e Urgentes: são as tarefas que demandam atenção imediata e têm impacto significativo nos objetivos. Devem ser tratadas imediatamente e pessoalmente.
2. Tarefas Importantes, mas Não Urgentes: são as tarefas que têm um grande impacto nos objetivos, mas não exigem atenção imediata. Devem ser agendadas e planejadas com antecedência para evitar que se tornem urgentes.
3. Tarefas Urgentes, mas Não Importantes: são as tarefas que exigem atenção imediata, mas têm um impacto menor nos objetivos. Essas tarefas podem ser delegadas a outras pessoas ou realizadas rapidamente para liberar tempo para as tarefas importantes.
4. Tarefas Não Importantes e Não Urgentes: são as tarefas que têm pouco ou nenhum impacto nos objetivos. Devem ser evitadas ou minimizadas, pois consomem tempo precioso que poderia ser dedicado às tarefas mais importantes.

Ao utilizar a matriz de Eisenhower, os profissionais podem identificar as tarefas prioritárias e garantir que estejam focados nas atividades que realmente contribuem para o progresso e o sucesso.

Time Blocking

O time blocking, ou blocagem de tempo, é uma técnica de gestão de tempo que envolve a alocação de períodos específicos para realizar determinadas atividades. Em outras palavras, a ideia é que você divida seu dia em blocos de tempo designados para diferentes tipos de tarefas ou projetos.

Ao utilizar o time blocking, é possível reservar momentos para tarefas importantes e prioritárias e evitar uma sobrecarga da agenda com compromissos desnecessários. Além disso, a técnica permite focar em uma tarefa com menos distrações, já que você tem uma visão definida das atividades para aquele dia.

Para implementar o time blocking, é necessário identificar as atividades e tarefas mais importantes e atribuir blocos de tempo específicos para cada uma delas. É recomendado reservar intervalos de tempo regulares para pausas e descanso, além de permitir certa flexibilidade para lidar com imprevistos.

Ao seguir essa abordagem estruturada, os profissionais podem gerenciar eficientemente seu tempo, evitando a tendência de se dispersar entre múltiplas tarefas e aumentando a produtividade em áreas-chave.

Conclusão

A boa gestão do tempo é difícil por uma série de motivos, que vão desde a alta produtividade que é esperada de nós até a grande quantidade de distrações que existem no universo contemporâneo.

Isso tudo fica ainda mais complicado se pensarmos que as soluções de gerenciamento de tempo vão funcionar de maneiras diferentes para pessoas distintas. Por isso, é importante que você conheça bem as suas principais armadilhas e encontre maneiras de fugir delas.

Neste artigo, oferecemos 7 dicas que têm como objetivo ajudar você a otimizar a sua gestão do tempo e que – esperamos – vão lhe ajudar a atingir uma maior produtividade.

Tem alguma estratégia que não está na lista, mas funciona para você? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo!